Begrijpt u wat we schrijven?

20 maart 2017
Luuk van Tol
Teammanager Pensioenservice

Wie kent dat niet. Opeens ligt er een brief op de mat van een of andere instantie. Je hebt eigenlijk geen zin om de brief open te maken. Reden: de kans dat het weer zo’n onbegrijpelijke brief is waar je in moet duiken voordat je hem begrijpt. Niet zo lang geleden kreeg ik zo’n soort brief. Grote alinea’s, vreselijk lange zinnen met veel bijzinnen en moeilijke woorden. Ik heb sommige alinea’s vier keer moeten lezen voordat ik dacht te begrijpen wat ze bedoelden.

Ik vrees dat u in het verleden dit gevoel ook wel eens gehad hebt bij sommige brieven vanuit het pensioenfonds. Daar komt nu definitief een einde aan. Waarom deze omslag vraagt u zich af?

Wet pensioencommunicatie gewijzigd

In 2016 is de Wet op de pensioencommunicatie gewijzigd. De wet schrijft onder andere voor hoe wij met de deelnemer moeten communiceren. Korte duidelijke zinnen, evenwichtig en met begrijpelijke taal. De ontvanger moet begrijpen wat wij verwachten. Dit was voor ons wel even wennen. Jarenlang ontving u brieven met mooie volzinnen en vakjargon. Niet omdat het moest, maar omdat het kon.

Merkt u het al?

Veel brieven hebben we ondertussen al aangepast. De zinnen zijn korter geworden en we gebruiken nu kopjes boven de alinea’s zodat het duidelijk is waar de tekst over gaat. Ook vakjargon vermijden wij zoveel mogelijk. Bij twijfel gebruiken wij de website: http://www.ishetb1.nl/. B1 verwijst naar het taalniveau dat 80% van de bevolking in Nederland begrijpt. De website geeft gemakkelijke alternatieven op B1-niveau voor moeilijke woorden. Het is leuk om op deze site te kijken. En u kunt ook meedoen door zelf makkelijkere alternatieven aan te dragen. Een panel bekijkt uw voorstel. Zijn ze akkoord, dan bent u ambassadeur van B1. Veel van mijn collega’s hebben deze titel al mogen ontvangen!

Volgende stap

Binnenkort beginnen wij met het herschrijven van de brieven voor het ingaan van uw pensioen. Wij hebben een proefversie hiervan laten lezen aan een aantal deelnemers die bij ons op bezoek waren voor een Pensioen In Zichtdag. Wij kunnen de brief wel duidelijk vinden, maar vindt u dat ook? De terugkoppeling die we kregen helpt ons weer om de brief nog duidelijker te maken. In de toekomst gaan we vaker vooraf brieven toetsen. Het beviel ons goed.

Wij zijn er nog niet

Ook voor ons is de nieuwe manier van schrijven nog wennen. Jarenlang zijn wij opgevoed met een meer afstandelijke en formele manier van schrijven. Daarom hebben alle collega’s die contact hebben met deelnemers in 2016 deelgenomen aan een workshop. Vooraf herschreven ze een bestaande brief en een e-mail. Het was grappig om te zien dat iedereen dat op een andere manier had gedaan. Sommigen waren dicht bij de oorspronkelijke tekst gebleven. Anderen verkortten de lange brief naar slechts 2 alinea’s.
Natuurlijk zijn we er nog niet. Uw beleving is belangrijk voor ons. Ontvangt u nog een onbegrijpelijke brief van ons? Laat het ons weten.

Reactie plaatsen

Reacties

marcel de Paus:

mijn in het verleden opgebouwde pensioenpotje is in 2017 opeens 10 procent minder als het opgebouwde in 1-1-2016. een korting van mijn pensioen wat betekend drie jaar voor niets gewerkt. Dit noemt u aanpassing omrekenfactoren. ervan uit gaand dat ik 15 jaar pensioen krijg is dit 15 x 3000 = 45000 euro. omrekenfactor ???

Aad Koot:

Uitstekend initiatief. Ik hoop in de toekomst inderdaad brieven en e-mails in "Jip & Janneke taal" van jullie te ontvangen.

Luuk van Tol:

Beste Marcel de Paus, ik begrijp dat u zich zorgen maakt over uw pensioen. We hebben inmiddels telefonisch contact met u opgenomen om uw vraag te beantwoorden. Met vriendelijke groet, Luuk van Tol