Elk jaar vinden alle medewerkers die nog in actieve dienst zijn bij de KLM in de brievenbus een Uniform Pensioenoverzicht (UPO). De meeste mensen hebben deze in de maand juni ontvangen. Uit mijn ervaring als Teammanager Pensioenservice weet ik dat bij veel mensen deze ongelezen ergens worden opgeborgen. En dat is dan wel een beetje jammer vind ik.

Wat veel deelnemers niet zullen beseffen is dat de bewuste enveloppe het resultaat van ruim 5 maanden werk is.

Gezamenlijke inspanning

Werkzaamheden van IT, Communicatie, het operationele team en de drukker worden zorgvuldig op elkaar afgestemd. Vanaf februari tot en met mei (ervan uitgaande dat het UPO in die maand op de mat ligt) pakt iedereen zijn stuk werk op. Eerst moeten we zorgen dat de UPO qua vorm en tekst weer helemaal klopt. De wettelijke teksten wijzigen nogal eens. De drukker maakt dan een proefdruk. IT zorgt dat de gegevens uit onze administratie beschikbaar komen in de templates. Het operationele team test of alles op de juiste plek komt. Tussendoor vragen we aan de communicatiecommissie van het pensioenfonds akkoord op de UPO’s. Het is tenslotte een belangrijk document dat verstuurd wordt dus iedereen moet er voor 100% achter staan.

En dan gaat er een zucht van opluchting over de afdeling. We hebben het weer gered en de UPO’s tijdig en goed opgeleverd.

De UPO roadshow

Voor ons begint daarna eigenlijk nog de leukste periode. Op verzoek van het bestuur verzorgen we jaarlijks de UPO-stands op locatie. Elk jaar staan we weer op andere plekken. Alle medewerkers van Pensioenservice kunnen zich daarvoor vrijwillig opgeven. Binnen een paar dagen is het schema altijd gevuld. Zeker de pensioenstands achter de douane zijn zeer in trek.

Kijkje in de KLM-Keuken

Ik was natuurlijk ook heel nieuwsgierig en kon me in juni aansluiten bij een ochtendsessie die georganiseerd was bij een van de pieren. We werden netjes opgehaald bij de meetingpoint door een KLM-er. Na ontvangst van het gele hesje verdwenen we via een zijdeur ineens uit de reguliere vertrekhal. Een draaideur scheidde ons van de interne wereld van Schiphol. Deze hindernis is best wel smal als je daar met een grote tas doorheen moet. Maar geklemd tussen de benen lukte het prima. Na de douanecheck werden we naar buiten geloodst. Voor mij de 1ste keer dat ik de interne organisatie van Schiphol zag. Ik was best onder de indruk van hoe alles georganiseerd is. Al die transportbanden die zorgen dat die duizenden koffers op de juiste tijd op de juiste plek terechtkomen.  Dat besef je je niet als je als passagier je koffer achterlaat in de Vertrekhal.

‘Wanneer kan ik stoppen?’

Op locatie snel de laptops geïnstalleerd en de banners uitgerold. Het was pauzetijd dus de opbouw werd goed in de gaten gehouden en we kregen snel de eerste bezoekers langs. Veel vragen gingen over ‘Wanneer kan ik stoppen of Kan ik al stoppen’. Gelukkig hebben we naast het UPO ook een mooie Pensioenplanner. Deze planner gebruiken we vaak om verschillende keuzes door te laten rekenen. De antwoorden die we gaven vielen niet altijd in goede aarde. Stoppen met werken en een mooi pensioen krijgen als je eind 50 ben gaat niet echt samen. Ook veel kunnen laten zien en uitleggen wat er gebeurt met het pensioen van je partner als je voor je pensioen plotseling overlijdt. Recentelijk was er een collega overleden die een partner met nog jonge kinderen had. Zoiets is vreselijk en maakt natuurlijk veel indruk. Als je dan kan uitleggen dat het pensioen goed geregeld is haalt dat wat zorgen weg.

Haal het UPO weer eens uit de kast

Het was een goede ervaring. Het is mooi om te zien dat we met onze kennis mensen kunnen voorlichten. En voor ons als kantoormensen is het goed om de mensen te zien voor wie we het allemaal doen. Ons doe je in ieder geval een plezier als je het UPO weer eens uit de kast haalt en bekijkt. Pak er de pensioenplanner bij en maak pensioenplannen voor de toekomst.

De volgende keer op Schiphol zal ik toch weer even naar die zijdeur kijken in de Vertrekhal!